Makalah Administrasi Perkantoran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.  Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip.

Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai berikut:

Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan

Definisi yang diberikan oleh Terry: Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas

1.2  Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang terdapat dalam makalah ini adalah sebagai berikut.

1.      Apa Definisi Sistem

2.      Bagaimana Karakteristik Sistem

3.      Apa Saja Metode Sistem

4.      Bagaimana Prosedur Administrasi

5.      Apa Pengertian Otomatisasi Perkantoran

6.      Apa Keuntungan Sistem dan Administrasi

7.      Apa Tugas Utama Administrasi Perkantoran

1.3  Tujuan

Adapun Tujuan penulisan dalam makalah ini adalah sebagai berikut.

1.      Dapat mengetahui definisi tentang sistem

2.      Dapat memahami bagaimana karakteristik dari sistem

3.      Dapat mengetahui metode dari sistem

4.      Dapat mengetahui bagaimana prosedur administrasi

5.      Dapat mengerti pengertian tentang otomatisasi

6.      Dapat mengetahui keuntungan sistem dan administrasi

7.      Dapat mengetahui tugas utama dari administrasi perkantoran

1.4  Batasan Masalah

Hal yang dibahas dalam makalah ini hanya bagian-bagian atau sub bab mengenai tata cara administrasi yang dimuat dalam sistem dan prosedur (definisi, karakteristik, metode dan keuntungan).

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Sistem

A.    Definisi Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.  Contoh Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware, dan Sistem Akuntansi.

Menurut GR. Terry, Sistem jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama

Menurut L. Ackof, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Menurut Antol Rapot Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

Menurut Ludwig Vonbartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

B.     Karakteristik Sistem

1.      Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

2.      Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3.      Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

4.      Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5.      Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6.      Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7.      Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8.      Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit.Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan.Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat.Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka.

C.     Metode Sistem

1.      Blackbox Approach

Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.

Contoh: bagian pencetakan uang, proses pencernaan

2.      Analityc Sistem

Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.

Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini:

a.       Menentukan identitas dari sistem.

Ø  sistem apa yang diterapkan

Ø  batasannya

b.      Apa yang dilaksanakan sistem tersebut.

Ø  Menentukan tujuan dari sistem.

Ø  output yang dihasilkan dari isi sistem

Ø  fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan

c.       Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.

Ø  tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.

Ø  cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain

d.      Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.

2.2  Prosedur Administrasi

Proses administrasi mempunyai tiga bagian yang sangat besar, yaitu tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja. Agar dapat membedakan masing-masing pengertian, maka berikut ini adalah arti tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.

·         Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia.

·         Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.

·         Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

2.2  Keuntungan Sistem Dan Prosedur

1)      System dan prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis.

System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen, divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.

2)      Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan.

Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih penting. Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial.

3)      Keseragam,an aktivitas kerja tercapai

Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.. Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk- petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan.Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat

4)      Tinggkat  kesalahan menjadi berkurang

Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalah pahaman di perkecil, dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.

2.4  Tugas Utama Administrasi Perkantoran

Tugas utama Administrasi Perkantoran adalah melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan tentunya menyimpannya secara terstruktur. Admin kantor juga perlu membangun hubungan baik dengan setiap karyawan. Karena lagi-lagi bidang yang dikerjakannya ini akan berhubungan dengan karyawan dan manejemen perusahaan.

Ada beberapa tugas yang perlu dilakukan oleh Administrasi Perkantoran, yaitu:

1.      Menerima Panggilan Telepon

Seorang admin kantor biasanya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, biasanya ya memang harus bertugas untuk menjawab telepon. Beda jika untuk perusahaan skala besar, biasanya sudah ada divisi lain semisal Customer Service. Di sini tugas administrasi perkantoran sebagai penghubung juga. Kadang harus berhubungan dengan relasi dari kantor lain untuk urusan kerjasama bisnis dan lain sebagainya.

2.      Membuat Agenda Kantor

Dari komunikasi melalui telepon, kadang ada relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan perusahaan atau divisi lain. Nah, tugas Administrasi Perkantoran juga harus menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, perlu adanya komunikasi dengan bagian lain agar jadwal bisa tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan.

3.      Entri Data Perusahaan

Nah yang menjadi tugas utama di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya harus direkap. Tenang, tidak semuanya di rekap sendiri. Jika perusahaan sudah ada divisi lain, misal divisi gudang, biasanya tugas admin kantor hanya merekap kesimpulan yang telah dilakukan dari divisi lain. Administrasi perkantoran harus punya ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap dengan terstruktur agar mudah untuk dicarinya.

4.      Melakukan Arsip Data

Agar data-data mudah dikelola, maka perlu dilakukan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas Administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik.

Sekilas memang terlihat banyak sekali tugas dari Administrasi Perkantoran. Tapi yakinlah, jika sudah tahu dan senang dengan pekerjaan ini, tugas-tugas tersebut tidaklah menjadi beban. Semua pekerjaan itu ada resiko dan tanggung jawab yang harus diemban. Semua tinggal terserah diri kita masing-masing. Jika memang sudah mantap dengan pekerjaan ini ya lakukan saja. Jika menjalani pekerjaan dengan hati senang dan kita nyaman dengan pekerjaan itu, maka semuanya akan berjalan lancar. Tidak perlu merisaukan apa saja pekerjaannya, yang penting lakukan sesuai tanggung jawab yang diberikan.

2.5  Kearsipan

A.    Pengertian Kearsipan

Bab 1 Pasal 1 menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan dan lain sebagainya.

Sedarmayanti (2003:55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan sertan merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Lebih lanjut Komarudin (1993:191) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyusunan dan penyimpanan warkat asli atau copynya (salinannya) sehingga dengan cara itu warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.

B.     Fungsi dan Tujuan Kearsipan

Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh secara cepat dan tepat. Adapun fungsi kearsipan yaitu sebagai berikut.

1.      Alat penyimpanan warkat;

2.      Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi;

3.      Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan;

4.      Alat perekam perjalanan organisasi;

5.      Mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan;

6.      Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi;

7.      Alat untuk memberikan keterangan yang dibutuhkan bagi yang membutuhkan data;

8.      Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.

Widjaya (1999:8) menyatakan bahwa tujuan dari kearsipan adalah sebagai berikut:

1.      Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan;

2.      Menyimpan surat setiap kali saat diperlukan;

3.      Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatau masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

C.     Jenis-jenis Arsip

1.      Berdasarkan Media

a)      Arsip Berbasis Kertas, merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau numeric yang bertuang di atas kertas.

b)      Arsip Dilihat-Didengar, merupakan arsip yang dapat dilihat dan di dengar. Contohnya: kaset, video, film, VCD, cassette recording, dan foto.

c)      Arsip Kartografik dan Arsitektual, merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, market, atau gambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya untuk dank has maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya.

d)     Arsip Elektronik, merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi khususnya komputer.

2.      Berdasarkan Fungsi

a)      Arsip Dinamis

Merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perncanaan, pelaksanaan, maupun penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran, yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran. Arsip dinamis terdiri dari dua macam yaitu sebagai berikut.

·         Arsip Dinamis Aktif

Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelesaian suau kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.

·         Arsip Dinamis Inaktif

Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehinggaperlu disimpan

b)      Arsip Statis

Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan/diabadikan untuk kepentingan umum, sejarah atau sebagai bahan bukti.

BAB III

PENUTUPAN

3.1  Kesimpulan

Dari uaraian di atas dapat disimpulkan sebagai berikut:

1.      Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.

2.      Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

3.      Prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”

4.      Sedarmayanti (2003:55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan sertan merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

3.2  Saran

1.      Makalah ini merupakan resume dari berbagai sumber, untuk lebih mendalami isi makalah dapat dibaca dalam buku-buku rujukan yang tercantum dalam daftar pustaka.

2.      Kritik dan aran yang membangun untuk perbaikan makalah ini sangat diharapkan untuk penulisan makalah di masa-masa mendatang.

DAFTAR PUSTAKA

Harsono. 2005. Administrasi Perkantoran 2. Sumedang: Alqaprint.

Munir, Badri S. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

Gardina, Agus. 2012. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.